Blog / ISO 10006 PROJE YÖNETİMİ
PROJEYİ SİHİRLİ DEĞNEKLERLE YÖNETEMEZSİNİZ!!!!!!!
ISO 10006 PROJE YÖNETİMİ METODOLOJİSİ
TSE STANDARDINA GÖRE; TS ISO 10006- KALİTE YÖNETİM SİSTEMLERİ – PROJELERDE KALİTE YÖNETİMİ İÇİN REHBERLİK olarak bilinmektedir.
ISO 10006 Standardında ISO 9000:2000 Kalite Yönetim Sistemleri - Temel Kavramlar,Terimler ve Tarifler rehber olmuş ve ISO 9004:2000 Kalite Yönetim Sistemleri - Performans İyileştirmeleri İçin Kılavuza da atıf yapılmaktadır.
Bu standartta “PROSES YAKLAŞIMI” benimsenmiştir.
PROJE YÖNETİMİ METODOLOJİSİ NEYİ AMAÇLAMAKTADIR?
· Projelerde kalite yönetimi için rehberlik sağlar.
· Proje yönetiminin her alanındaki tekniklerin öğretilmesini ve proje yöneticilerinin geliştirilmesini amaçlamaktadır.
· Metodoloji programında; proje yönetiminin temel süreçlerinin ve uygulamalarının öğretilmesi amaçlanmaktadır.
· Kalite yönetim prensiplerini ve tatbikatlarını, projelerin kalite hedeflerine ulaşması için önemli ve etkili olan uygulamaları belirler.
BANA NE KATABİLİR?
Projelerin tüm aşamalarında ; zaman, maliyet, kalite, insan kaynağı, müşteri memnuniyeti, risk, v.b. konularında yönetim için gerekli tekniklerin planlanma ve kontrol etme yöntemlerini öğrenmiş olacaksınız.
1. Maliyetlerde azalma
2. Beklenen veya en kısa zamanda işi tamamlama
3. Etkin kaynak dağılımı
4. Kalitede iyileşme
5. Hatalarda azalma
6. Firma etkinlik ve işlevlerinde bütünleşme
7. Etkin iletişim
KİMLER KATILABİLİR???
Programa, firmalarda proje yöneticisi veya yönetici adayı olarak çalışan ya da herhangi bir projede görev almakta/alacak olan, proje yönetim teknikleri ve Project konusu ile ISO 10006 standardı hakkında bilgi sahibi olmak isteyen, en az ön lisans mezunu kişiler katılabilir.
Bu kapsamda katılabilecek kişiler:
· Her sektörden proje paydaşları
· Proje Yöneticileri
· Proje Koordinatörleri
· İş Analistleri
· Proje Mühendisleri
· Proje Uzmanları
· Proje yöneticiliği veya yönetimi mesleğini, uzmanlığını profesyonelce uygulayan veya uygulayacak olanlar
· Yeni bir uzmanlık edinmek isteyenler
· Projelerde yer alan veya alabilecek tüm çalışanlar
ÖNCELİKLE PROJENİN ANLAMINI BİLMEK GEREKİR!!!!
Belirli ihtiyaçları karşılayan amaçlara ulaşmak için zaman, para ve kaynak imkanlarıyla sınırlı, başlangıç ve bitiş tarihi olan faaliyetlerin koordine ve kontrol edildiği tek proses anlamına gelmektedir.
1. Bir proje daha büyük bir projenin parçası olabilir
2. Bazı projelerde amaçlar ve kapsam sürekli olarak güncellenir ve ürün özellikleri proje ilerledikçe daha iyi açıklanır.
3. Projenin ürünü genellikle projenin kapsamında açıklanır. Bu ürünün bir ya da daha çok parçası olabilir ve soyut ya da somut olabilir.
4. Proje kuruluşu geçicidir ve proje süresince hazır bulunur.
O HALDE PROJE YÖNETİMİ NEDİR?
Projelerin bir fikir olarak ortaya atılmalarından, son ürünün ortaya çıkmasına kadar olan süreçte yer alan işlerin planlanması, yürütülmesi, denetlenmesi ve sonucun değerlendirilmesi eylemine “Proje Yönetimi” denmektedir.
ISO 10006ya göre; Bir projenin bütün yönlerini planlama, organize etme, denetleme, rapor etme ve dahil olan herkesi proje hedeflerine ulaşmak için motive etme prosesidir.
PROJEYİ YÖNETİRKEN EN ÖNEMLİ UNSURLAR NELERDİR?
· Belirlenen süre çizelge
· Hedeflenen bütçe ve kaynak kısıtlarını aşmama bütçe
· Müşteri isteklerini en üst düzeyde karşılayan şartlara uygun olma kapsam
· Düzgün iş ayrımı yapma
· Kaynak dağıtımı
· Liderlik
· Takım çalışması
· Problem çözme
· Müşteri beklentileri
BELLİ TANIMLAR ÜZERİNDE DURALIM!!!
Proses: Girdileri çıktılara çeviren, birbiriyle alakalı ve birbirini etkileyen faaliyetlerin bütünüdür.
Proje yönetim planı: Proje hedeflerine ulaşmak için gerekli olanları belirten dokümandır.
Kalite planı: Hangi prosedürlerin ve ilgili kaynakların kim tarafından ve ne zaman, bir projeye, ürüne, prosese yada sözleşmeye uygulanması gerektiğini belirten dokümandır.
Tedarikçi: Bir ürünü tedarik eden kişi yada kuruluştur.
İlgili taraf: Bir kuruluşun performansıyla ya da başarısıyla ilgilenen kişi ya da gruptur.
İLGİLİ TARAFLAR KİMLER OLABLİLİR?
· Müşteriler projenin ürününün,
· Tüketiciler proje ürününün kullanıcısı gibi,
· Projenin sahibi projeyi başlatan organizasyon gibi,
· Ortaklar kar-zarar ortaklıklarındaki gibi,
· Kredi verenler mali kuruluşlar gibi,
· Tedarikçiler ve taşeronlar proje kuruluşuna ürün sağlayan kuruluşlar gibi,
· Toplum kanuni yetkililer, düzenleyici kuruluşlar ve halk gibi,
· Personel proje kuruluşunun elemanları gibi
PROJELERİN ÖZELLİKLERİ NASIL OLMALIDIR?
· Proses ve faaliyetlerden oluşan tek ve tekrar edilemeyen safhalardır.
· Belirli risk ve belirsizlikleri vardır.
· Önceden belirlenmiş parametrelerle belirtilmiş ve ölçülmüş sonuç vermeleri beklenir.
· Açıkça belirtilmiş fiyat ve kaynak sınırlaması mevcuttur.
· Başlangıç ve bitiş tarihleri belirlenmiştir.
· Personel proje boyunca proje kuruluşunda geçici olarak tahsis edilmiş olabilir. proje ilerledikçe değiştirilebilir
· Uzun vadeli olabilir.
· Zamanla dahili ve harici etkilerle değişebilir.
PROJEYİ BAŞLATAN KURULUŞ NEDİR?
Projeyi yüklenmeyi kabul eden kuruluştur. Projeyi başlatan kuruluş tek bir kuruluş ya da ortak girişim şeklinde olabilir. Bu kuruluş daha sonra projeyi proje kuruluşuna devreder. Projeyi başlatan kuruluşlar her biri başka bir proje kuruluşuna devredilmiş olan bir çok projeyi yüklenmiş olabilirler.
PROJEDEKİ ÖNEMLİ NOKTALAR NELERDİR?
1. Prosesler: Projeyi yönetmeye yarayan prosesler oldukları gibi projenin ürünlerinin de gerçekleşmesi için gerekli olan proseslerdir.
2. Safhalar: Proje ömür döngüsünü kavram, geliştirme, gerçekleştirme ve bitirme gibi üstesinden gelinebilecek kısımlara ayırır.
PROJE İÇİNDE KALİTE YÖNETİM PRENSİPLERİ NELERDİR?
· Müşteri odaklılık,
· Liderlik,
· Çalışanların katılımı,
· Proses yaklaşımı;
· Yönetimde sistem yaklaşımı;
· Sürekli iyileştirme;
· Karar vermede gerçekçi yaklaşım;
· Karşılıklı yararlar sağlayan tedarikçi ilişkileri.
PROJELER NASIL YÜRÜTÜLMELİDİR?
Proje hedeflerine ulaşmak için proje prosesleri kalite yönetim sistemi ile birlikte yürütülmelidir.
Proje kalite sistemi projeyi başlatan firmanın kalite yönetim sistemiyle azami derecede uyumlu olmalıdır.
PEKİ PROJE KALİTE PLANI NASIL OLUŞTURULMALI?
Proje kalite yönetim sistemi dokümante edilmeli ve bir proje kalite planına dahil edilmeli ve ona atıfta bulunulmalıdır.
Kalite planı projenin kalite hedeflerine ulaşmak için gerekli olan kaynakları ve faaliyetleri tanımlamalıdır.
PROJEDE YÖNETİM SORUMLULUĞU NEDİR, NE İŞE YARAR?
Projeyi yönetim sorumluluğu yönetimin taahhüdündedir.
· Projeyi başlatan kuruluş ile üst yönetimlerin projeyi üstlenmesi ve aktif katılımı projenin etkili ve verimli bir kalite yönetiminin sağlanması ve geliştirilmesi için gereklidir.
· Projeyi başlatan kuruluşla proje kuruluşunun üst yönetimleri stratejik proses için girdi sağlamalıdır.
· Proje bitiminde proje kuruluşu dağılabileceğinden, projeyi başlatan kuruluşun üst yönetimi şimdiki ve gelecekteki projelerde sürekli iyileştirme girişimlerinin yapılmasını sağlamalıdır.
PROJEDE MÜŞTERİ ODAKLILIK ESAS!!!!!!!!!!
· Müşterileri net şekilde anlayın
· Geri bildirimleri alın ve ilgilenin
· Gerekli standartları belirleyin
· anlaşmazlıklar için çözüm önerileri getirin
· Gerekli iyileştirmeler yapın
PROJELERDE YÖN VE HEDEF BİRLİĞİ NASIL SAĞLANIR?
Liderler bu konuda çalışırlar.Kişilerin kuruluş hedeflerine ulaşmak için dahil olabilecekleri atmosferi oluşturmakla yükümlüdürler. Liderler proje yöneticileridir:
1. Projeyi yönetmek ve projenin kalite yönetim sisteminin kuruluşunu, uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlamak için belirli sorumlulukları ve yetkisi vardır.
2. Kalite politikasını ve proje hedeflerini belirler.
3. Proje hedeflerine ulaşmayı sağlamak için gereken alt yapıyı ve kaynakları sağlar
4. Proje hedeflerine ulaşmayı sağlayacak organizasyon yapısı oluşturur.
5. Gerçeklere dayanan kararlar alır.
6. Proje prosesini ve ürününü iyileştirmek için bütün proje personelini yetkilendirip motive eder.
PROJEDE ÇALIŞANLARIN KATILIMLARI DA ÖNEMLİDİR!!!
PROJEDE PROSES YAKLAŞIMI, YÖNETİMDE SİSTEM YAKLAŞIMI, KARAR VERMEDE GERÇEKÇİ YAKLAŞIM ESASTIR.
PROJEDE SÜREKLİ İYİLEŞTİRME YAPILMALIDIR!!!
Sürekli iyileştirme çevrimleri “Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem al” PUKÖ kavramına dayandırılmalıdır.
PROJELERDE DÜZENLİ OLARAK GÖZDEN GEÇİRME YAPILMALIDIR!!!
PROJEDE KAYNAK YÖNETİMİ NASIL YAPILMAKTADIR?
1. Kaynaklarla ilgili prosesler belirlenir.
2. Kaynak planlaması yapılır.
3. Kaynak kontrolü yapılır.
PROJELERDE PERSONEL ÖNEMLİ BİR NOKTADADIR!!! KİLİT PERSONEL SEÇİMİ YAPILMALIDIR!!
PROJELERDE TEK KİŞİ ESAS OLMAYIP İYİ BİR EKİP OLUŞTURULMALIDIR!!!!
PEKİ PROJENİN ORGANİZASYON YAPISI NASIL OLUŞTURULUR?
Proje organizasyon yapısı, projeyi başlatan kuruluşun politikasına ve projeye özgü şartlara uygun olarak oluşturulur.
· Önceki projelerden elde edilen deneyimlerden yararlanılır.
· Projede yer alan katılımcıların tamamı arasında etkin bir iletişimi ve işbirliğini teşvik edecek şekilde tasarlanmalıdır.
· Proje yöneticisi, projenin kapsamına, proje ekibinin büyüklüğüne, yerel şartlara ve projeyi başlatan kuruluşların yetki ve sorumlulukların bölüşülmesine uygun olarak çalışmalıdır.
· Yetki ve sorumluluk paylaşımı dikkate alınmalıdır.
PROJE KAPSAMINDA ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRME NASIL OLMAKTADIR?
1. Karşılıklı bağımlılıkla ilgili prosesler
2. Kapsamla ilgili prosesler
3. Zamanla ilgili prosesler
4. Maliyetle ilgili prosesler
5. İletişimle ilgili prosesler
6. Riskle ilgili prosesler
7. Satınalma ile ilgili prosesler
PROJELER PLANLI VE BİRBİRİNE BAĞIMLI PROSESLERDEN OLUŞUR!!!!
1. Proje başlatma ve proje planı geliştirme,
2. Etkileşim yönetimi,
3. Değişiklik yönetimi,
4. Prosesleri ve projeyi sona erdirme.
PROJEYİ BAŞLATMA PLANI NASIL OLMAKTADIR?
1. Müşterilerin ve diğer ilgili tarafların dokümante edilmiş şartlarına ve proje hedeflerine atıf yapmalıdır.
2. Her şart için girdi sağlayan kaynak ta izlenebilirlik açısından dokümante edilmelidir.
3. Proje planı, proje proseslerini ve amacı tanımlamalı ve doküman haline getirilmelidir.
4. Kuruluş ara yüzlerini belirlemelidir.
5. Proje proseslerinde yapılan planlamadan gelen planları birleştirmelidir. Bu planlar:
· Kalite planı,
· İş dağılım ağacı
· Proje programı
· Proje bütçesi
· İletişim planı
· Risk yönetim planı
· Satın alma planı
6. Bütün planlar tutarlılık açısından incelenmeli ve aralarındaki uyumsuzluklar giderilmelidir.
7. Ürün özellikleri ile bu özelliklerin nasıl ölçülmesi ve değerlendirilmesi gerektiği hususlarını belirlemeli veya bunlara atıf yapmalıdır.
8. İlerleme değerlendirmeleri programlanmalı ve proje planına dahil edilmelidir.
9. İlerlemeyi izlemek için, performans göstergelerini ve bunların nasıl ölçüleceğini tarif etmeli, düzenli olarak değerlendirilmelidir Önleyici ve düzeltici faaliyetler
10. Sözleşmede öngörülenler gözden geçirmelidir.
11. Düzenli olarak ve önemli değişiklikler meydana geldikçe gözden geçirilmelidir. Proje kalite yönetim sistemi proje kalite planında dokümante edilmelidir.
PROJE İLETİŞİMİ, PROJENİN KOORDİNASYONUNDA ANAHTAR BİR FAKTÖRÜDÜR!!!!
PROJEDE DEĞİŞİKLİKLER DÜZENLİ OLARAK DEĞERLENDİRİLMELİ, DOKÜMANTE EDİLMELİDİR!!!
PROJENİN SONA ERDİRİLMESİ NASIL OLMAKTADIR?
1. Proseslerin ve projelerin sona erdirilmesi projenin başlangıcında tarif edilmeli ve proje yönetim planına dahil edilmelidir.
2. Önceki proseslerin ve projelerin sona erdirilmesinden edinilen tecrübelerden faydalanılmalıdır .
3. Prosesler planlanan şekilde sona erdirilmelidir.
4. Bir proses sona erdirildiğinde bütün kayıtları daha sonra kullanım için muhafaza edilmelidir.
5. Projenin performansı tamamen gözden geçirilmelidir.
6. Müşteriden ve diğer ilgili taraflardan gelen geri beslemeye önem verilmelidir. Bu geri besleme ölçülebilir olmalıdır.
7. Sürekli iyileştirmede kullanılabilecek uygun raporlar hazırlanmalıdır.
8. Projenin kapanışı, ilgili taraflara resmi olarak bildirilmelidir.
PROJELERDE SÜRE TAHMİNİ YAPILMALIDIR!!!!
PROJELERDE MALİYET TAHMİNİ YAPILMALIDIR!!! TABİYKİ KONTROLÜ YAPILMALIDIR!!!
Maliyet tahmini, ekonomik şartları enflasyon, vergilendirme, kur gibi göz önüne almalıdır.
PROJELERDE BÜTÇE MALİYET TAHMİNLERİNE DAYANDIRILMALIDIR!!!
PROJELERDE İLETİŞİM OLDUKÇA ÖNEMLİDİR!!!!
· Dokümante edilmiş bir iletişim planı oluşturmalıdır. İletişim planında, kullanılacak ortam ve iletişimin sıklığını tanımlamalıdır.
· Toplantıların sıklığı, zamanı ve amaçları planda tanımlanmalıdır.
· Bilgiyi kimin gönderip kimin alacağını belirtmeli ve ilgili doküman kontrol ve güvenlik prosedürlerine atıfları tanımlamalıdır.
TOPLANTI KARARLARI AÇIK ŞEKİLDE BELİRTİLMELİ, DAĞITILMALIDIR!!!!
PROSESDE RİSKLER AÇIK ŞEKİLDE BELİRTİLMELİDİR!!!!
Risk tanımlama, Risk değerlendirmesi, Risk muamelesi, Risk kontrolü yapılmalıdır.
PROJEDE SATINALMA PROSESLERİ AÇIKÇA BELİRTİLMELİDİR!!!
· Satın alma planlaması ve kontrolü,
· Satın alma şartlarının dokümantasyonu,
· Tedarikçi değerlendirmesi,
· Taşerona verme,
· Sözleşme kontrolü yapılmalıdır.
TABİYKİ İYİLEŞTİRME PROSESLERİ OLMAK ZORUNDA!!!!!
Ölçme ve analiz ve Düzeltici faaliyet, önleyici faaliyet ve kayıp önleme yapılmalıdır.
BÜTÜN ÇALIŞMALAR ÖLÇÜLEBİLİR VE ANALİZ EDİLEBİLİR OLMALIDIR!!!!!
SÜREKLİ İYİLEŞTİRME OLMAZSA OLMAZ!!!!!
O HALDE PROJE YÖNETİMİNDEN BEKLENEN YARARLAR NELERDİR???
1. Kuruluşun proje yönetimi sürecine ilişkin güçlü-zayıf yönleri, fırsat ve tehditleri SWOT çözümlemesi yapılır.
2. Var olan organizasyonel yapısı ve PY sürecinin yetkinlik derecesi belirlenir
3. Hedeflenen PY süreci düzeyine uygun PY sistem ve organizasyon önerilerinin geliştirilir.
4. Çoklu proje ve programların yürütülmesinde “Stratejik Yönetim” ve “Proje Yönetimi” ile ilgili gereksinimler belirlenir.
5. PY hedef ve stratejileri ile uyumlu kurumsal ve organizasyonel kaynak insan kaynakları vb. gereksinimleri belirlenir.
6. Potansiyel planlama, izleme ve denetim yöntem ve araçları saptanır.
7. Organizasyonel birimler ve takımlar arası iletişim gereksinimleri ve iletişimi geliştirici araçlar tanımlanır.
8. Proje Bilgi Yönetim Sistemi gereksinimleri belirlenir.
9. PY Sürecini geliştirecek yeni PY ürün ve araçları incelenerek belirlenir.
10. PY örgütlenme modelleri taranarak öneri modeller geliştirilir.
11. Üst yönetimin farkındalık bilinci geliştirilir ve sürece katılımı sağlanır.
