Blog / Devlet Malzeme Ofisi Katalog Yönergesi ve Gerekli Evraklar
Devlet Malzeme Ofisi Katalog Yönergesi ve Gerekli Evraklar
"KATALOG KAPSAMINDAKİ FİRMALARDAN GERÇEKLEŞTİRİLECEK AÇIK SATIŞLARA AİT SATINALMA SÖZLEŞMESİ" İMZALAMAK ÜZERE MÜRACAAT EDECEK FİRMALARIN YERİNE GETİRMELERİ GEREKEN HUSUSLAR İLE BU FİRMALARDAN İSTENİLEN DOKÜMANLAR
I. GENEL ŞARTLAR ve KURALLAR:
1-Ofisimizin iştigal konusuna giren ve müşterilerimizin ihtiyaçlarının katalog kapsamında tedarik edilmesini teminen, ayrıntılı listesi Devlet Malzeme Ofisi web sitesinde www.dmo.gov.tr yayımlanan “Kataloğa Alınacak Malzeme Çeşitleri Listesi”nde Ek-6 yer alan ürünlerle Katalogda yer almak isteyen ve ürünlerinin Kataloğa alımı uygun görülen firmalarla 1 yıl süreli “Katalog Kapsamındaki Firmalardan Gerçekleştirilecek Açık Satışlara Ait Satınalma Sözleşmesi” Ek-5 akdedilecektir.
Kataloğa müracaat edecek olan firmaların teklif edeceği ürünlerin, ekte bulunan EK-6 "Kataloğa Alınacak Malzeme Çeşitleri Listesi"nde yer alması gerekmekte olup, listede olmayan ürünlere ait başvurular kabul edilmeyecektir.
Ancak, firmalar söz konusu listede yer almadığı halde, Ofis tarafından daha sonra ilan edilecek sektör ve ürün grupları kapsamında yer alan ürünlerin listeye dahil edilmesi için müracaat edebileceklerdir. Bu amaçla yapılacak teklifler her yılın Mart, Temmuz ve Kasım aylarının ilk 15 gününde 15. gün dahil, ayın onbeşinci gününün tatile rastlaması halinde ise tatili takip eden ilk iş gününde yapılacaktır. Teklif konusu ürünler, katalogda yer alabilme koşulları, piyasadaki pazar payları ve gerekli görülen diğer hususlar yönünden araştırılacak olup, Ofis tarafından uygun görülenler bu listeye dahil edilecek, uygun görülmeyen ürünlere ilişkin başvurular reddedilecektir.
Ofisçe daha önce açıklanan sektör ve ürün gruplarına yeni bir ürün grubu ya da ürün eklenmesine karar verilmesi halinde, bu husus ayrıca duyurulacaktır.
Katalogda “Bilgisayar ve Donanımları, Paket Program ve Bilgisayar Sarf Malzemeleri”, “Lastik”, “Akümülatör”, “Televizyon”, “Klima”, “Led lamba”, ile "Ev ve Büro Tipi; Buzdolapları, Çamaşır Makineleri, Bulaşık Makineleri, Su Soğutucuları" grubundaki ürünler ile yer almak üzere müracaat edecek firmaların üretici, ithalatçı veya yetkili satıcı, bu ürünlerin dışındaki diğer ürün gruplarında yer alan ürünler için müracaat edecek firmaların ise üretici veya ithalatçı olması gerekmektedir.
2- Katalogda yer almak üzere yapılacak müracaatlar; her yıl Ocak, Mayıs ve Eylül aylarının ilk 15 gününde 15. gün dahil, ayın onbeşinci gününün tatile rastlaması halinde ise tatili takip eden ilk iş gününde olmak üzere üç dönemde kabul edilecektir.
a İlk defa müracaat edecek firmalar, aşağıda belirtilen dokümanları ihtiva edecek şekilde hazırlayacakları dosyayı, ekte yer alan EK-14 başvuru dilekçelerinin ekinde,
b Mevcut sözleşmesini yenilemek isteyen firmalar sözleşme bitim tarihinden önceki müracaat döneminde başvuruda bulunabilecektir. Ancak yeni sözleşmeler mevcut sözleşmelerin bitiş tarihinden sonra yürürlüğe girecektir. Bu kapsamda başvuruda bulunacak olan firmalar sözleşmelerinin kapsamında bulunan ürünlerinden yeni sözleşmede yer almasını istedikleri ürünlere ait katalog kod numaralarının yer aldığı liste ve bu ürünlere ait süresi geçen ya da vizesi dolan evraklar ile yeni teklif edecekleri ürünlere ait liste ve aşağıda belirtilen belgeleri ekte yer alan EK-14 başvuru dilekçelerinin ekinde,
sözleşme yapmak veya sözleşme yenilemek üzere yukarıdaki müracaat dönemleri içerisinde Katalog Daire Başkanlığına, bizzat başvurabileceklerdir. Posta ile yapılan müracaatlar kabul edilmeyecektir.
Katalog sözleşmesi imzalamak üzere müracaatta bulunan firmalar, müracaat yapmış oldukları dönem bittikten sonra, teklif ettikleri ürünlere sözleşme imzalanıncaya kadar ürün ilavesi yapamazlar.
3- Katalogda yer alması istenen ürünlerin, piyasada satışı yapılan ürünlerden olması gerekmektedir. Ofis, firmayı veya firmalarca teklif edilen ürünü/ürünleri kataloğa alıp almamakta serbest olup, başvuruları uygun görülmeyen ve gerekli şartları sağlamayan firmaların müracaatları değerlendirme dışı bırakılacaktır.
4- Katalogda yer alması uygun görülen firmaların, cezalı ve ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı hususlarında 04.01.2002 tarih ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 05.01.2002 tarih ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunun ilgili hükümleriuygulanacaktır. Firmalar, katalog kapsamında yapılacak alımlarda ve ihalelerde, ihaleden yasaklanmayı gerektirecek nitelikte yasak fiil ve davranışta bulunamazlar.
5- Sözleşme imzalanması kararlaştırılan ve bu amaçla davet edilen firma, kendisine Ofis tarafından iadeli taahhütlü olarak gönderilen davet yazısını tebliğ tarihini izleyen 10 gün içerisinde gerekli işlemleri tamamlayarak “Katalog Kapsamındaki Firmalardan Gerçekleştirilecek Açık Satışlara Ait Satınalma Sözleşmesi”ni imzalamak zorundadır. Aksi takdirde firmanın katalog başvurusu reddedilecek ve bir sonraki müracaat döneminde de başvurusu kabul edilmeyecektir.
6- Başvuru yapıldıktan sonra Ofisçe yapılan değerlendirme sonucu tespit edilen eksikliklerin verilen sürede tamamlanamaması sebebiyle veya ilandaki diğer nedenlerle müracaatları reddedilen firmalar, başvuru esnasında tevdi ettikleri evrakı bu sürenin bitiminden itibaren 10 gün içerisinde teslim almak zorundadırlar. Süresi içerisinde teslim alınmayan belgeler Ofisin herhangi bir sorumluluğu olmamak kaydıyla, posta yoluyla ilgili firmaya gönderilecektir.
7- Müracaat edecek olan firmalar, kendilerinin ve teklif ettikleri ürünlerinin katalogta yer alabilme koşullarına uygun olup olmadığı ve/veya teklif edilen ürünlerin fiyatları ile ilgili olmak kaydıyla; Genel Müdürlüğümüzce görevlendirilecek yetkililerin, firma işyerinde gerçekleştirilecek olanlar da dahil olmak üzere, her türlü inceleme, araştırma ve denetim yapmasına imkân sağlamak ve bu kapsamda istenecek bilgi, defter ve belgeleri vermek zorundadırlar. Aksi takdirde firmanın başvurusu reddedilecektir.
Firmaların teklif edecekleri ürünlerden, numune istemek suretiyle Ofiste veya firmanın üretim/teşhir alanında ya da daha önceden firma tarafından satışı yapılan yerde görülmek suretiyle incelenmesi kararlaştırılan ürün grupları içerisinde yer alanların, Ofis tarafından firmaya gerekli bildirimin yapıldığı tarihten itibaren 15 gün içerisinde numunesinin gönderilmemesi ya da bildirilen tarihte iş yerinde hazır bulundurulmaması halinde ilgili ürünlerin başvurusu reddedilecektir.
8- Sözleşme yenileyecek firmalar, yalnızca ilave ürünlere ilişkin belgeler ile süresi dolan belge ve dokümanları vereceklerdir. Süresi dolan evrakların takibi ve yenilenmesinden tedarikçiler sorumludur.
Kataloğa alınacak malzeme çeşitleri ve katılım şartlarına ilişkin daha geniş bilgi Katalog Daire Başkanlığından temin edilebilir.
II- BAŞVURULARI KABUL EDİLMEYECEK FİRMALAR:
Aşağıda sayılanların doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına yaptıkları müracaatlar hiçbir şekilde kabul edilmeyecektir.
a 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar yasaklılık süresi boyunca.
b12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan, örgütlü suçlardan veya kendi ülkesinde ya da yabancı bir ülkede kamu görevlilerine rüşvet verme suçundan dolayı hükümlü bulunanlar.
c İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler.
ç Fason üretimi ve anlaşmalarıyla katalogda yer almak isteyenler.
d Bir önceki müracaat döneminde başvuruda bulunup Genel Müdürlüğümüzce yapılan davet üzerine, süresi içerisinde sözleşme imzalamaya gelmemiş olanlar Bu durumda olanların bir sonraki müracaat dönemindeki başvuruları kabul edilmeyecektir.
e Başvuru süresi içerisinde Genel Müdürlüğümüzce belli bir süre ile Ofis ihalelerine iştirak ettirilmemesine ve/veya kataloga başvurmamasına karar verilenlerden süresi devam edenler.
f Müracaat tarihi itibariyle mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olanlar.
g Başvuru tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.
ğ İflası ilan edilmiş, zorunlu tasfiye kararı verilmiş, borçlarından dolayı mahkeme idaresi altına alınmış, konkordato ilan etmiş ve hakkında “iflasın ertelenmesi kararı” verilmiş olanlar.
h Ofisin ihale yetkilileri ile satınalma ve katalog komisyonlarında görevli kişiler.
ı Ofisin katalog konusu ürünleriyle ilgili her türlü ihale, satınalma ve katalog işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar.
i h ve ı bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri.
j h, ı ve i bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile ortağı oldukları şirketleri bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin % 10undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç.
k Ofis bünyesinde bulunan veya Ofis ile ilgili her ne amaçla kurulmuş olursa olsun vakıf, dernek, birlik, sandık gibi kuruluşlar ile bu kuruluşların ortak oldukları şirketler,
l Ofis ile yargıya intikal etmiş ihtilafı olanlar Bu durumda olanlar ihtilafları sonuçlanıncaya kadar kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde müracaatta bulunamazlar.
m 2/10/1981 tarihli ve 2531 sayılı Kamu Görevlerinden Ayrılanların Yapamayacakları İşler Hakkında Kanun uyarınca Ofiste iki yıl görev yapmış olanlardan hangi sebeple olursa ayrılanlar, ayrıldıkları tarihten başlayarak üç yıl süreyle görev ve ve faaliyet alanlarıyla ilgili konularda doğrudan doğruya veya dolaylı olarak başvuruda bulunamazlar, komisyonculuk ve temsilcilik yapamazlar.
III- BAŞVURU DÖNEMLERİ:
İlan ve ilan eki tip sözleşmede Ek-5 belirtilen çeşitli başvuru tarihleri aşağıda topluca gösterilmiştir.
Kataloğa Müracaat Dönemleri
Ocak, Mayıs ve Eylül aylarının ilk 15 gününde 15. gün dahil, ayın onbeşinci gününün tatile rastlaması halinde ise tatili takip eden ilk iş gününde
Sözleşme İmzalamış Olan Firmaların İlave Ürün Müracaat Dönemleri
Şubat, Nisan, Haziran, Ağustos, Ekim ve Aralık aylarının 1i ile 10u arasında 10. günü dahil, ayın 10. gününün tatile rastlaması halinde ise tatili takip eden ilk iş gününde
Kataloğa Alınacak Malzeme Çeşitleri Listesine Ürün Eklenmesi Amacıyla Yapılacak Müracaat Dönemleri
Mart, Temmuz ve Kasım aylarının ilk 15 günü 15. gün dahil, ayın onbeşinci gününün tatile rastlaması halinde ise tatili takip eden ilk iş gününde
IV-BAŞVURUDA BULUNACAK FİRMALARDAN İSTENİLEN DOKÜMANLAR İLK BU FİRMALARIN YERİNE GETİRMELERİ GEREKEN SAİR HUSUSLAR :
Katalogda yer almak üzere başvuruda bulunacak firmaların aşağıda sayılan belgeleri tamamlayarak dilekçe ekinde Katalog Daire Başkanlığına başvuru yapmaları gerekmektedir.
A- BAŞVURU SIRASINDA VERİLECEK FİRMA BELGELERİ:
1- Ticaret, Sanayi Odası Belgesi veya Esnaf ve Sanatkar Siciline Kayıt Belgesi
a Gerçek kişi olması halinde, ilgisine göre Ticaret, Sanayi Odası veya Esnaf ve Sanatkâr siciline kayıtlı olduğuna ilişkin firmanın Ofis’e müracaat tarihi esas alınmak üzere en geç bir ay önceki tarihte düzenlenmiş olan oda belgesi ve mesleki faaliyetten men edilmediğine dair belge.
b Tüzel kişi olması halinde, tüzel kişiliğin siciline kayıtlı olduğu Ticaret veya Sanayi Odasından alınmış ve firmanın Ofise müracaat tarihi esas alınmak üzere en geç bir ay önceki tarihte düzenlenmiş olan oda belgesi ve mesleki faaliyetten men edilmediğine dair belge.
2- Ticaret Sicil Gazetesi
İlk defa müracaat edecek firmalar için Şirket Ana Sözleşmesi ve değişiklikleri ile ortakların en son durumu ile temsile yetkili olanları gösterir nüsha, önceki dönemde Katalog Sözleşmesi yapmış olan firmalar için son durumlarını gösterir nüsha.
Ayrıca; firmanın, şahıs şirketi olması halinde ortaklarının tamamının, sermaye şirketi olması halinde ise sermayesinin yarısından fazlasına sahip olan ortağının; gerçek veya tüzel kişi ortak olmalarına göre, ortak oldukları şahıs şirketleri ile sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları sermaye şirketlerinin ortaklık durumlarını gösterir nüshaları.
3- Temsil Belgeleri
a Tüzel kişiliklerde tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili olunduğuna ilişkin müstenidatın da yer aldığı noter tasdikli imza sirküleri.
b Vekâleten katılma halinde, noter onaylı vekâletname ile vekâleten katılanın noter onaylı imza beyannamesi.
4- Adli sicil kaydı
Gerçek veya tüzel kişilikte, temsile yetkili olanların ayrı ayrı, hileli iflas etmediklerine, 12/04/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan veya örgütlü suçlardan veyahut kendi ülkesinde ya da yabancı bir ülkede kamu görevlilerine rüşvet verme suçlarından dolayı hükümlü bulunmadıklarına, ilan tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerden dolayı yargı kararıyla hüküm giymediğine dair adli sicil kaydı.
5- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici ve sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklı olmadıklarına dair yazılı taahhütname.
6- İflası ilan edilmiş, zorunlu tasfiye kararı verilmiş, borçlarından dolayı mahkeme idaresi altına alınmış, konkordato ilan etmiş ve hakkında “iflasın ertelenmesi kararı” verilmiş durumda olmadıklarına dair belge aslı.
7-Katalogda yer almak üzere müracaat edecek firmanın;
7.1- Üretici olması halinde;
a Sanayi ve Ticaret Odalarınca veya esnaf ve sanatkarlar için kayıtlı oldukları esnaf ve sanatkarlar odalarınca düzenlenecekKapasite Raporu. Ticaret odaları ile sanayi odalarının ayrı olduğu yerlerde, sanayi odasınca düzenlenecek kapasite raporları kabul edilecektir. Ancak sanayi odasına kaydolma zorunluluğu bulunmayanların ticaret odasınca düzenlenen kapasite raporları, çalışma alanları ayrı birden fazla odaya kayıtlı olan sınai işletmelerin tesisin bulunduğu yerdeki odaca düzenlenen kapasite raporları kabul edilecektir.
b Türk Patent Enstitüsünden alınmış “Marka Tescil” belgesi.
c Katalogda yer alması istenilen tüm ürünlerin her türlü fikri ve sınaî mülkiyet hakkının kendilerine ait olduğunun ve bu konudaki tüm hak ve yükümlülüklerin yerine getirildiğinin ayrıca, bu ödevin hiç veya gereği gibi yerine getirilmemesi nedeniyle Ofisin herhangi bir zarara uğraması halinde diğer tüm hakları saklı kalmak üzere ise Ofisin uğradığı her türlü zararın karşılanacağına dair taahhütname.
7.2- İthalatçı olması halinde;
Ait olduğu ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve alındığı ülkedeki T.C. Konsolosluğu’nca onaylanması kaydıyla, yurt dışındaki üretici firma tarafından Türkiye ithalatçısı olarak yetkili kılındığını gösterir noter tasdikli belge ve yeminli tercüme bürosundan alınan Türkçe tercümesinin aslı veya noter tasdikli sureti veya bu belgenin, “Yabancı Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Hakkındaki Sözleşme”ye taraf ülkelerden temin edilmesi halinde “Apostille” şerhi.
7.3- Yetkili satıcı olması halinde Sadece Bilgisayar ve Donanımları, Paket Program ve Bilgisayar Sarf Malzemeleri, Lastik, Akümülatör, Televizyon, Klima, Led Lamba, Ev ve Büro Tipi; Buzdolapları, Çamaşır Makineleri, Bulaşık Makineleri, Su Soğutucuları grubu için yetkili satıcı müracaat edebilir;
aÜretici, ithalatçı veya distribütör söz konusu ürünlerin Türkiye’deki organizasyon yapısında en üst düzeydeki temsilcisi tarafından imzalanmış, “DMO Malzeme Kataloğunda yer alma ve ürünlerini satma yetkisini ihtiva eden” Yetkili Satıcılık Belgesi. Noter tasdikli
bYetki veren yerli üretici firmaya ait A-7.1’nci maddede belirtilen belgeler,
c Yetkili satıcıya yetki veren; ürünün Türkiye distribütörü veya ithalatçısının, yurtdışındaki üretici tarafından yetkili kılındığına dair yetki belgesi A-7.2’nci maddede belirtildiği şekilde.
B- BAŞVURU SIRASINDA VERİLECEK ÜRÜN BELGELERİ:
1- Ürünlerin Kalite Sertifikaları
a Tüm yerli ve ithal ürünlerdeyazılım grubunda yer alan ürünler hariç;
-Türk Standartları Enstitüsünden alınmış ürünün ilgili standarda uygunluğunu gösteren “Türk Standartlarına Uygunluk Belgesi TSE Markası” veya Uygunluk Raporu, Türk Standardı bulunmayan ürünler için TSE Kritere Uygunluk Belgesi TSEK Belgesi] veya
-TÜRKAK veya uluslararası akreditasyon forumu IAF karşılıklı tanıma anlaşmalarında yer alan akreditasyon kuruluşlarından biri tarafından akredite edilmiş bir belgelendirme kuruluşu tarafından verilen ve TÜRKAK “Akredite Belge İnceleme Formu” ile teyit edilmiş, ürünün ilgili Türk Standardına veya Avrupa Standardına veya Uluslararası Standardına uygunluğunu gösteren ürün kalite belgesinin test raporu ve test sertifikası ve CE kapsamındaki ürünler için CE uygunluk beyanının, Türkçe tercümesinin aslı veya noter tasdikli sureti TÜRKAK tarafından akredite edilmiş belgelendirme kuruluşlarından alınan sertifikalar için, "Akredite Belge İnceleme Formu" gerekmemektedir.
b Kartuş ve Toner grubu ürünlerde B-1-a maddesinde sayılan belgelerinin ibraz edilememesi durumunda, ilgili ürünler için “CE Uygunluk Beyanı. Gerekli görülmesi halinde “CE Uygunluk Beyanı”na ilave olarak CE teknik dosyası da istenebilecektir.”
c Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri kapsamında yer alan tüm yerli ve ithal ürünler için T.C. İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi BankasınaTİTUBB kaydının yapıldığına dair belge,
ç Atatürk Resmi, Posteri, Büst ve Maskları ile katalogda yer almak isteyen firmalar, teklif etmiş oldukları ürünlerine ilişkin olarak, T. C. Başbakanlık Atatürk Kültür, Dil ve Tarih Yüksek Kurumu, Atatürk Araştırma Merkezi Başkanlığınca verilen uygunluk belgesi,
Firmalarca teklif edilen ürünlerin, Sağlık Bakanlığınca yayımlanan düzenlemelere uygun olduğu, insan sağlığı açısında zararı bulunmadığı hususu ile 29.06.2001 tarih ve 4703 sayılı “Ürünlere İlişkin Teknik Mevzuatın Hazırlanması ve Uygulanmasına Dair Kanun"un ve bu Kanuna göre çıkarılmış yönetmelik ve diğer ilgili mevzuatın amir hükümleri ile Kanun’da düzenlenmemiş olan ancak aynı ürünü kapsayan teknik mevzuatın gereklerinin yerine getirilmesi hususundaki tüm sorumluluk firmaya aittir.
2- Garanti Belgesi
23.02.1995 tarihli ve 4077 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkındaki Kanun uyarınca yayımlanan, “Garanti Belgesi Uygulama Esaslarına Dair Yönetmelik” eki listede zikredilen mallara ait Katalogda yer verilecek her marka ve model için Gümrük ve Ticaret Bakanlığından alınmış Garanti Belgesi aslı veya web sitesinden alınan internet çıktısı.
Bu kapsama girmeyen ürünlerin, en az 2 iki yıl süre ile müracaatta bulunan firma garantisi altında olacağına dair taahhütname Müracaatta bulunan firmanın yetkili satıcı olması halinde, bu kapsama girmeyen ürünler için; yerli ürünlerde üretici, yabancı ürünlerde ise ithalatçı firmalarca düzenlenmiş, 2 yıl süre ile garantileri altında olacağına dair taahhütnamelerin de verilmesi gerekmektedir.
3- Teklif edilecek ürünün özelliği dolayısıyla kanuni bir zorunluluk olarak kullanımına ve satışına ilişkin bulundurulması ya da alınması zorunlu diğer belgeler.
4- “Tanıtma ve Kullanma Kılavuzu Uygulama Esaslarına Dair Yönetmelik” gereğince;
a Tanıtma ve kullanma kılavuzu düzenleme zorunluluğu olan her ürün için Türkçe kullanma kılavuzu CD ortamında verilecektir.
b İthal mallarda, yurt dışındaki üretici firmanın unvanı ve açık adresi ile diğer erişim bilgileri. Telefon, faks, e-posta vb.
5- Kataloğa müracaat edecek firmanın, ürünlerini Türkiye genelinde satan bayilere ait iletişim bilgilerinin yer aldığı liste.
6- Başvuru yapan firma tarafından istenilmesi halinde; Sözleşme ve sipariş şartlarında yer alan tüm sorumluluk ve yükümlülük sözleşme imzalayan firma uhdesinde kalmak üzere gerektiğinde firma adına teslimat yapacak, para tahsil edecek, yetkili bayi listesi ve Noterden tasdikli bayilik sözleşmesi Listede yer alacak firmaların da kamu ihalelerine girmekten yasaklı olmadıklarının beyan edilmesi gerekir.
7- Ofisçe belirlenen formata uygun olarak ana ürün gurupları ve alt kodlamalarına göre form üzerindeki notlar da dikkate alınarak düzenlenmiş, ürün ve fiyat bilgilerini gösterir “Ürün ve Fiyatlandırma Tablosu” EK-3 ile ürünlere ait teknik özelliklerin yer aldığı “Ürüne Ait Teknik Özellik Formu” EK-4. Bu formlar kaşeli ve onaylı olacak ayrıca CD ortamında da tevdi edilecektir.
Ürün ve Fiyatlandırma Tablosunda Ek-3 bulunan ilgili sütunlara ürünlere ait uluslararası orijinal ürün kodları, yerli imalat ürünlerde ayrıca“Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Global Standartlar Merkezi TOBB-GS1 Türkiye”nin öngördüğü esaslara uygun biçimde verilmiş barkod numaraları Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri kapsamında yer alan tüm yerli ve ithal ürünler için ise barkod numaraları olmadığı takdirde HIBC kodu ya da geçici barkodu ile GMDN kodu yazılacaktır. Teklif edilen ürünlere ait orijinal ürün kodlarında tereddüt veya yanlışlık olması halinde üretici tarafından yayınlanan orijinal ürün kodları esas alınmak suretiyle resen düzeltilecektir.
8- Katalogda yer alması istenilen beher malzemenin adı, cinsi, özellikleri, boyutları en, boy ve derinlik ölçüleri ve/veya hacmi, ağırlığı, teknik çizim ve özellikleri ve/veya projeleri, menşei, resimleri, Türkçe ve Orijinal katalogları, broşür vb. gibi ürünün tasarım ve tanıtımına esas teşkil eden bilgi ve dokümanlar.
9- İthalat konusu her bir ürünün birebir yer aldığı ve fiyatının tespitine yarayacak yeteri kadar Gümrük Giriş Beyannamesi ile İM import eki fatura örnekleri.
10- Serbest Muhasebeci Mali Müşavirce ya da Yeminli Mali Müşavirce onaylanmış;
a Teklif konusu her bir ürünün birebir yer aldığı ve müracaat tarihi esas alınmak şartıyla son 6 ayda düzenlenmiş olan ve o ürünün piyasa satışına ilişkin tüm fatura fotokopileri ile bu fatura dökümlerinin yer aldığı liste,
b Teklif edilen ürünlerin bu faturalarla gerçekleştirilen satışlarından başka piyasaya hiç satışının yapılmadığı ve bu faturaların da düzenlendikten sonra hiç bir suretle iptal edilmediğini belirtir yazı,
c Teklif edilen yerli üretim konusu olan ürünlerin her biri için Maliyet Analiz Raporları EK-9da yer alan ürünler için, yine aynı ekte yer alan Ürün Maliyet Tablosu onaylatılacaktır.
11- Katalogda yer alacak ürünlerin üreticisi, ithalatçısı veya dağıtıcısı konumundaki; distribütör, toptancı vb. gibi firmaların “bayi” web sitelerine erişilebilmesini teminen, Devlet Malzeme Ofisi adına, kullanıcı kodu ve şifresini gösterir beyan.
Katalogda yer alacak firmaların, müracaat tarihi itibariyle kendilerine ait internet web sitelerinin olması ve bu sitede herkese açık olarak, katalogda yer alması istenilen ürünlerin ayrıntılı teknik özelliklerinin gösterilmesi zorunlu olup bu şartları yerine getirmeyen firmaların başvuruları reddedilecektir.
12- Risturn oranları tablosu
Firmalara sözleşme dönemindeki cirolarına bağlı olarak, kataloğa alınan ürün gruplarına göre ekte yer alan risturn oranları Ek-7 uygulanacaktır. Risturn oranlarına ilişkin tablo/tabloların Ek-7 onaylanarak başvuru dilekçesine eklenmesi gerekmektedir.
13- Muvafakatname
Kamu Kurum ve Kuruluşları ile yapılacak olan protokoller doğrultusunda Ofisimizce elektronik ortamda sorgulanabilecek olan hususlarla ilgili olarak ekte örneği bulunan Ek-8 muvafakatnamenin verilmesi gerekmektedir.
14- Teslim süreleri tablosu
Teslim süreleri, sipariş edilen ürünlerin miktarına ve cinsine göre her firma için standart olup, Ek-10daki listede yer aldığı şekilde olacaktır. Bu listede yer almayan ürün gruplarının teslim süreleri başvuru sahibi firmalarla yapılan görüşme sonucunda belirlenecektir. Teslim sürelerine ilişkin tablonun Ek-10 onaylanarak başvuru dilekçesine eklenmesi gerekmektedir.
15- İndirim oranları tablosu
Firmalara bu sözleşme kapsamında verilecek olan doğrudan siparişlerde kullanılacak olan tutar bazında indirim oranları, Ek-11de yer alan listede gösterildiği şekilde olacaktır. Ayrıca yine bu sözleşme kapsamında gerçekleştirilecek diğer alım usullerinde de asgari olarak bu oranlar kullanılacaktır. İndirim oranlarına ilişkin tablonun Ek-11 onaylanarak başvuru dilekçesine eklenmesi gerekmektedir.
16- Sözleşme imzalanan tedarikçiler, Ofisle mutabakata varılan ürünlerine ait resimler ile diğer bilgilerin adı, cinsi, teknik özellikleri vb. girişlerini, sözleşmenin imzalanmasını müteakip Ofisten alacakları tedarikçi numarası, kullanıcı adı ve şifre ile Ofisin Elektronik Satış Sitesindeki “E-Tedarikçi Girişi” bölümünden yapacaklardır. Ürüne ait resimler; ürünün gerçek görüntüsünü yansıtacak, fazla veya noksan parça veya yan elemanı ya da aksesuarı içermeyecektir. Ürüne ait teknik özelliklerin de Ek-4 Ürüne Ait Teknik Özellik Formlarında belirtilenlerle bire bir aynı olacak şekilde girilmesi gerekmektedir.
Katalogda yer alacak ürünlerle ilgili olarak sisteme yüklenecek görseller; iç mekana veya iç detaya sahip ürünler için 5 adet 1 tanesi iç mekan veya iç detay ve iç mekana veya iç detaya sahip olmayan ürünler için 4 adet resim ve mobilya grubu için ayrıca 1 adet teknik çizimden oluşacak olup her bir resim; en az 600x600 piksel ebatlarında, 4:3 oranına uyan, en çok 800 KB boyutunda jpeg, jpg, png formatlarından birine sahip olacaktır. Teknik çizimin; 1/10 ölçeğinde, ayrıntılı, okunaklı, üründe kullanılan dolap kapağı, cam, deri, kumaş vb. malzeme ölçülerini de detaylı olarak içerecek şekilde olması gerekmektedir. Resimlerin ise ürünlerin kullanım şekline göre bütün detayları gösterecek, farklı cephelerden çekilmiş olması gerekmektedir. Sisteme yüklenecek görseller; dijital ortamda ve renkli çıktı şeklinde başvuru esnasında Katalog Daire Başkanlığına teslim edilecek olup, bu görsellerin kabul edilip edilmemesi hususunda Katalog Daire Başkanlığı yetkilidir. Katalog Daire Başkanlığının kabul etmediği veya eksik bulduğu görseller tamamlanıncaya kadar ilgili ürünler internette yayına açılmaz.
17- Sözleşmeye davet aşamasında düzenlenecek olan Ortaklık Durum Belgesi Ek-12 ve Ortaklık Değişikliği Bildirim Taahhütnamesinin Ek-13 onaylanarak başvuru dilekçesine eklenmesi gerekmektedir. Ek-13.
18- Serbest Muhasebeci Mali Müşavirce ya da Yeminli Mali Müşavirce onaylanmış son 3 yıla ait Ayrıntılı Bilanço ve Ayrıntılı Gelir Tablosu.
19- Müracaat sahibi firmanın yapısı içerisinde yer alan yönetim birimlerini ve birimlerin birbirleri ile hiyerarşik ilişkilerini gösterir firmayı temsile yetkili kişi tarafından onaylanmış organizasyon şeması.
20- Müracaat tarihi itibariyle son aya ait SGK Prim Bildirgesi ve Tahakkuk Makbuzunun fotokopileri ile firmada çalışan sigortalı personelin unvanlarını ve sayısını gösterir yazılı beyan.
21- “Sanayi Mallarının Satış Sonrası Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik” gereğince; Satış Sonrası Hizmetleri Yeterlilik Belgesi ve eki servis istasyonları listesi ya da bunların ilgili bakanlık web sitesinden alınacak dökümü.
C- SÖZLEŞME İMZALAMA AŞAMASINDA TEVDİ EDİLECEK BELGELER:
Aşağıda yer alan belgeler başvuru aşamasında tevdi edilmeyecek olup, sözleşme imzalanması kararlaştırılan ve bu amaçla davet edilen firmalar tarafından sözleşme imzalama aşamasında tevdi edilecektir.
1- Sözleşme düzenlenmesi sırasında başvuru sahibinin kesinleşmiş ve vadesi geçmiş sosyal güvenlik primi borcunun olmaması gerekmektedir. Bu husus Ofis yetkililerince sorgulanacak ve borcunun bulunması halinde firma ile sözleşme yapılmayacaktır.
2- Sözleşme düzenlenmesi sırasında kesinleşmiş ve vadesi geçmiş vergi borcu olmadığına dair, bağlı olduğu vergi dairesinden alınmış belge.
3- Teminat
a Bir önceki dönemde katalogda yer alan ve sözleşme yenileyen firmalarca, 50.000-TL’den az 150.000-TL’den fazla olmamak kaydı ile bir önceki sözleşmesi kapsamındaki satışının %6 yüzde altısı 3 yıl süreli katalog sözleşmesi imzalanan firmalardan üç yıllık satış hasılatının ortalamasının %6’sı tutarındaki kati ve süresiz teminat, sözleşme akdedilirken tevdi edilecektir.
b Katalogda bir önceki dönemde yer almayan firmalarca, 50.000-TL tutarında kat’i ve süresiz teminat, sözleşme akdedilirken tevdi edilecektir.
Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda sayılmıştır.
a Tedavüldeki Türk parası,
b Mevduat veya katılım bankaları tarafından verilen teminat mektupları,
c Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen devlet iç borçlanma senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler.
c bendinde belirtilen senetler ve bu senetler yerine düzenlenen belgelerden nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilenler, anaparaya tekabül eden satış değeri üzerinden teminat olarak kabul edilir.
İlgili mevzuatına göre Türkiyede faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine Türkiyede faaliyette bulunan bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir.
Teminatlar, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir.
Her ne suretle olursa olsun İdarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz.
4- Katılım bedeli
Sözleşme imzalanması kararlaştırılan firmalar katalogda yer alacak her bir ürün için 300-TL katılım bedelini, kendilerine yazılı bildirimi takip eden üç gün içerisinde; Ofisimiz veznelerinden birine veya Genel Müdürlüğümüzün T.C.Ziraat Bankası Ankara Merkez Şubesi’nin TR 37 0001 0000 0138 7755 3350 01 IBAN numaralı hesabına yatıracaklar ve bu işleme ait makbuz veya banka dekontunu Genel Müdürlüğümüze tevdi edeceklerdir. Katılım bedeli yatırılmadan sözleşme imzalanmayacaktır. Sözleşme imzalanmasından sonra herhangi bir nedenle ürünün sözleşme kapsamından çıkarılması halinde, yatırılan katılım bedeli iade edilmeyecektir.
D- MEVCUT OLMASI HALİNDE TEVDİ EDİLECEK BELGELER
1- Kalite Yönetim Sistemi Sertifikası;
a Üretici ve İthalatçı firmalar ile bu firmaların Bilgisayar ve Donanımları, Paket Program ve Bilgisayar Sarf Malzemeleri, Lastik, Akümülatör, Televizyon, Klima, Led Lamba, Ev ve Büro Tipi; Buzdolapları, Çamaşır Makineleri, Bulaşık Makineleri, Su Soğutucuları grubu için katalogda yer almak üzere yetki verdikleri satıcılarının, TS EN ISO 9001:2008 veya TURKAK tarafından “Akredite Belge İnceleme Formu” ile teyit edilmiş EN ISO 9001:2008 veya ISO 9001:2008 “Kalite Yönetim Sistemi” belgesi,
b İthal ürünler için, yurt dışı üretici firmanın EN ISO 9001:2008 veya ISO 9001:2008 standardına uygun “Kalite Yönetim Sistemi” olduğunu gösteren TURKAK veya Uluslararası Akreditasyon Forumu IAF karşılıklı tanıma anlaşmalarında yer alan akreditasyon kuruluşlarından biri tarafından akredite edilmiş bir belgelendirme kuruluşu tarafından verilen ve TURKAK “Akredite Belge İnceleme Formu” ile teyit edilmiş belge; Türkçe tercümesinin aslı veya noter tasdikli sureti,
TÜRKAK tarafından akredite edilmiş belgelendirme kuruluşlarından alınan sertifikalar için, "Akredite Belge İnceleme Formu" gerekmemektedir.
c Mevcut olması halinde firmaya ve/veya kataloğa başvurulan ürünlere ait diğer ulusal ve/veya uluslararası kalite ve standart belgeleri.
2- Firmanın ihracat yapıyor olması durumunda yurt dışı ofisi ve/veya distribütörünün unvanları, adresleri ve irtibat numaralarını gösterir yazılı beyan.
3- Müracaat sahibinin üretici olması durumunda var ise üretim tesislerinin sigortalı olduğuna dair belge.
NOT: İlan ekleri “Katalog Sözleşme Örneği”, “Kataloğa Alınacak Malzeme Çeşitleri Listesi” vb. Devlet Malzeme Ofisi web sitesinde ilan edilmekte olup bu belgelere www.dmo.gov.tr web sitesinden ulaşılabilinir.
