Blog / TS 13298 Belge Yönetim Sistemi
TS 13298 Belge Yönetim Sistemi
TS 13298 Nedir ?
Kurumların faaliyetlerini kayıt altına alması ve bu bilgileri paydaşları ile paylaşması kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler bu hedefi gerçekleştirecek olgunluğa ulaşmıştır ve her geçen gün daha da gelişmektedir. Son yıllarda sıkça duyduğumuz e-ticaret ve e-devlet gibi kavramlar bu gelişmelerin bir sonucudur. E-kurum yapısının temelini ise elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır.
Kurumlarca üretilen bilgi ve belgelerin verimliliğinin arttırılması için ortak standart ve politikaların belirlenmesi göz ardı edilemez bir gereksinimdir. Böyle bir çalışma kullanımı kolay, erişimi hızlı, güvenilir, ucuz, sürekli ve sağlam "elektronik kurum" yapısının oluşumuna katkı sağlayarak genelde "e-toplum"a geçiş sürecini hızlandıracaktır.
E-kurum faaliyetleri sonucu oluşan elektronik dokümanların belge vasfının korunması, onların üretim aşamasında ve hatta üretim öncesinde elektronik bilgi sistemleri tasarımı aşamasında ele alınmalarını gerekli kılmaktadır. Belge kavramının sistem tasarımcıları ve kullanıcılar tarafından iyi algılanması ve belge yönetimi gereksinimlerinin uygulanması gerekmektedir.
Elektronik belge yönetimi son derece geniş ve karmaşık bir alandır. Bu alan bir sistem yaklaşımı ile ele alınmalı ve sistemi oluşturan öğelerin birbiri ile uyumlu çalışması için gerekli önlemler alınmalıdır.
Sistemi oluşturan öğelerin başında Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS yazılımı gelmektedir. Elektronik belgeyi yönetmeye talip her kurum bu konuda uzmanlaşmış bir yazılıma ihtiyaç duyacaktır. Bir EBYS yazılımı hiç şüphesiz kurum ERP yazılımlarının bir parçası olarak üretilebilir ya da kurum fonksiyonlarını elektronik ortamda yürütmek için kullanılan diğer yazılımlarla entegre çalışabilen bağımsız bir paket de olabilir. Bu standart bir EBYS yazılımında bulunması gereken asgari fonksiyonel özellikleri tanımlamaktadır.
Sistemi oluşturan bir diğer öğe kurumsal politika ve prosedürlerdir. Kurum bilgi ve belge yönetimi prosedürleri EBYS için bir girdi olarak düşünülebilir. Kurumsal belge yönetimi politika ve prosedürlerini henüz geliştirme aşamasında olan kurumlar, bu standardı bir referans kaynağı olarak kullanabilirler.
Bu standart, üç bölüm halinde tasarlanmıştır. Bu bölümler kendi içerisinde alt bölümlere ayrılmış ve bu alt bölümler altında da sistem gereksinimleri sıralanmıştır. Bu standart içinde yer alan bölümler şunlardır:
• Sistem kriterleri: Sistem tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dahil edilmesi için gerekli olan gereksinimlerin ele alındığı bölüm.
• Belge kriterleri: Elektronik belge özellikleri, sayısal görüntüleme sistemleri ve fiziksel ortamdaki belgelerin yönetimi ve EBYS içerisine entegrasyonu gibi konuların ele alındığı bölüm.
• Üst veri elemanları: EBYS’ne ait üst veri gereksinimlerinin tanımlandığı bölüm.
TSE; TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi standardında da belgelendirme hizmeti vermektedir. Bu standart, kurumlarda üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standartların belirlenmesi amacıyla aşağıdaki konuları kapsar:
a Elektronik belge yönetimi sistemi EBYS için gerekli sistem gereksinimleri,
b EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları,
c Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler,
d Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler
e Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler,
f Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler,
g Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması.
TS 13298 Belgelendirme Hizmetleri, TÜRKAK tarafından akredite edilmiştir.
